Membuat dokumentasi adalah tindakan yang smart dan bijaksana, karena dokumentasi memberikan jaminan kepada kita untuk tidak dua kali mengulang kesalahan yang sama.
Ketika awal mula berkarir di dunia IT, jarang saya temukan dokumentasi yang baik terkait data teknikal IT support. Hal tersebut membuat saya harus belajar dan mencoba-coba sendiri memecahkan masalah yang terjadi.
Tidak jarang saya mendengar kata-kata sinis dari para senior ketika saya dan rekan-rekan yang masih baru sedikit bangga jika berhasil mengatasi sebuah masalah. Kata para senior � Itu sih masalah kecil, sudah biasa �. Memang biasa bagi mereka tapi luar biasa bagi yang masih baru. Tidak semua orang rela berbagi pengalaman terutama dengan reken kerja yang masih baru, biasa, faktor klise; takut posisinya terancam.
Setelah beberapa kali memecahkan berbagai kasus yang terjadi, diam-diam saya membuat dokumentasi pekerjaan dan aktivitas. Lokasi kejadian, waktu kejadian, gejela dari problem yang terjadi, efek yang ditimbulkan, kontak person users, detail tindakan dan solusi yang diberikan, bukti hasil troubleshooting, tanda tangan users, semuanya saya data dan dibuat seperti laporan yang mudah dipahami dan informatif.
Pertimbangannya sederhana, kalau ada problem yang sama, maka tidak perlu susah-susah mikir, mengingat lagi detail kasus yang lama, cukup buka catatan dan semuanya pasti beres. Ada yang bilang, �Wah nih anak mau cari muka, nih�. Bodoh amat, muka ko� dicari, intinya dokumentasi ini mempermudah pekerjaan saya titik.
Akhir bulan saya serahkan dokumentasi laporan kepada atasan, � Ini pak, laporan hasil kerja saya selama sebulan berikut dokumentasi problem yang saya hadapi�. Beliau cuma diam dan bingung, setelah membaca laporan tersebut dia mengatakan, �bagus, selama ini baru kamu yang buat seperti ini, mulai sekarang semua tim support harus buat laporan begini�.
Strategi ini cukup berhasil menguras ilmu dan pengalaman para senior, dengan melihat laporan yang mereka buat, banyak ilmu dan masukan baru yang sangat berguna buat kami para junior.
Membuat dokumentasi memberikan berbagai keuntungan antara lain sebagai berikut;
1. Sebagai bahan motivasi kepada para karyawan pentingnya berkerja secara cepat dan tepat.
Ya, tidak semua orang punya daya ingat yang kuat dengan dokumentasi maka kita tidak perlu daya ingat yang kuat untuk mengingat kasus yang sudah terjadi karena dokumen masalah yang sudah ada, fungsinya seperti catatan harian, tinggal buka, baca dan masalah selesai.
2. Bahan evaluasi terhadap data problem dan prilaku user.
Biasanya kalo tidak ada dokumentasi kita tidak pernah tau bahwa user tertentu sering sekali bermasalah ( dia lagi dia lagi ), namun dengan adanya dokumentasi kita bisa carikan solusi atau tindakan khusus dari hasil evaluasi supaya problem yang sama tidak berulang.
3. Sebagai bahan training bagi staf baru
Tidak perlu repot-repot mengajarkan (apalagi mengirim ke lembaga pelatihan) kepada anak baru, kasih dokumentasi problem, suruh dia pelajari, kalau tidak mengerti silahkan bertanya. Ajak ke lapangan, perlihatkan prakteknya, dijamin satu bulan sudah bisa dilepas. Problem yang dihadapi pasti sama seperti di saat masa training, dengan begitu hemat waktu, hemat biaya.
4. Problem solving jadi cepat dan efisien
Inilah tujuan utama dibuatnya dokumentasi, troubleshooting jadi lebih cepat karena masalah yang terjadi sudah ada catatannya, penanganan tidak perlu dilakukan dari awal. Jika si IT support itu bukan orang pertama yang menangani kasus yang sama maka ia tinggal melihat dokumentasi dan bila perlu bertanya kepada IT support yang menangani sebelumnya.
5. Bahan Penilaian Terhadap Kinerja
Setiap tahun ada penilaian terhadap kinerja karyawan, dokumentasi bisa dijadikan sebagai bahan masukkan untuk memberikan penilain terhadap kinerja dan prestasi karyawan termasuk para IT suupport. Dan para karyawan ( IT support) pun bisa menjadikan bahan dokumentasi kerja mereka tersebut sebagai alat bukti untuk membela diri seandainya penilaian yang diberikan atasan tidak sesuai dengan kenyataan atau kurang memuaskan mereka.
6. Ajang berbagi Pengetahuan dan Skill
Ini adalah cara pintar untuk mengajak karyawan yang pelit dan susah untuk berbagi ilmu.
Selamat mencoba
Salam Support