1. Kebijaksanaan kantor terkait penggunaan internet bagi karyawan
Biasanya kebijaksanaan ini dibuat untuk menjaga kinerja karyawan. Ada dua pilihan yang biasa dilakukan oleh manajemen perusahaan yaitu dengan membatasi website mana yang boleh diakses atau membatasi kuota pemakaian internet berdasarkan jumlah paket yang terdownload. Berdasarkan pengalaman di kantor, opsi kedua adalah pilihan yang baik. Karyawan biasa hanya dikasih jatah 5 MByte per hari, karyawan senior 15 MB, pimpinan dan manajer 50 MB. Plus, tidak bisa mengakses situs jejaring sosial pada jam kerja. Kebijaksanaan tersebut bergantung pada bidang usaha dari perusahaan bersangkutan.
Perusahaan IT biasanya tidak membatasi akses ke alamat mana pun dan tidak membatasi kuota tapi yang dibatasi adalah kecepatan akses internet. Perusahaan yang bergerak di bidang perbankan sangat membatasi penggunaan internet. Staf-staf tertentu seperti teller dan Custumer service biasanya tidak diberi akses ke internet terkecuali ke mobile banking dari bank tersebut. Sedangkan staff backoffice biasanya diberi kuota yang sangat kecil, perbandingannya kuota internet perhari karyawan bank berbanding dengan 5 menit browsing internet seorang karyawan di perusahaan IT.
2. Model infrastruktur jaringan komputer
Infrastruktur dan jaringan system komputer yang baik adalah tidak memperbolehkan penggunanya untuk login sebagai administrator di komputer masing-masing. Biasanya pengguna akan login ke domain di komputer masing-masing sebagai user domain. Sebagai users domain, aktivitas di komputer sangat terbatas, control panel dan fitur-fitur admin tidak bisa diakses, kapasitas penyimpanan pun dibatasi dan jika melebihi batas maksimum maka data akan secara otomatis terhapus dari komputer, media eksternal yang tersambung via USB pun tidak bisa diakses.
Hal ini adalah tidak lain untuk menjaga keamanan. Dari dua alasan di atas maka timbulah kebiasaan-kebiasaan para pengguna komputer yang tidak baik, kebiasaan-kebiasaan itu adalah sebagai berikut.
1. Lupa atau sengaja tidak mengganti password domain secara berkala saat diminta.
Biasanya setelah log-off user account tersebut tidak bisa masuk lagi, yang terjadi kemudian adalah omelan kepada para IT support.
2. Tidak mengindahkan perintah system untuk mengganti password aplikasi.
Dampaknya adalah beberapa bagian atau fitur dari aplikasi tersebut tidak bisa dijalankan secara normal. Karena tidak paham users tersebut yang biasanya punya posisi penting langsung menghubungi atasan dari si IT support. Yang terjadi adalah si IT support mendapat teguran karena kesombongan si user. Ini kisah nyata yang pernah dialami seorang teman.
3. Membawa dan menggunakan laptop pribadi di kantor.
Tidak masalah memang namun jika laptop dikoneksikan ke jaringan kantor dan dipakai untuk men-sharing internet, ini baru pelanggaran dan sangat bahaya. Di kantor saya jika ketahuan melakukan hal tersebut dikenakan sanksi materi, denda sebesar 1 juta rupiah.
4. Meninggalkan komputer dalam keadan tidak terkunci
Pengalaman seorang teman, di kantornya jika ada karyawan yang pergi tanpa me-lock komputernya maka bisa dikenakan sanksi berupa surat teguran sampai surat peringatan.
5. Menggunakan Hirenboot cd untuk me-reset password admin
Nah ini dia, biasanya user tertentu yang sedikit mengerti tentang IT suka nekat mereset password administrator dan mengubahnya. Sebagai seorang IT support haruslah bisa menilai user-user mana saja yang berpotensi melakukan hal tersebut dan awasi secara ketat.
6. Menggunakan komputer kantor untuk konek ke jaringan wireless yang tidak aman.
Sering melalui obrolan ngalor ngidul si users mendapat info bahwa di gedung sebelah ada yang namanya wireless bocor, alias not secure. Ini sangat berbahaya, bisa jadi jebakan maut, terutama jika sipemilik wireless sengaja membuka akses internet dan memancing orang untuk masuk dengan durasi yang lama. Tanpa disadari oleh kita pemilik wireless itu telah mengambil data-data penting dari komputer kita karena keasikan berinternet.
7. Menggunakan external storage untuk memindahkan data ke komputer pribadi
Di banyak kasus satu, satu kantor cabang tutup dan tidak beroperasi selama beberapa hari karena semua komputer terinfeksi virus yang berasal dari flashdisk
8. Membawa data-data kantor saat melakukan perjalanan yang sifatnya pribadi.
9. Berbagi password dengan orang lain.
10. Melakukan kegiatan bisnis sampingan di lingkungan kantor
Masalahnya adalah orang sering menggunakan email account kantor untuk register ke sebuah situs bisnis online. Karena tututan bisnis online maka si pegawai biasanya nekat menggunakan koneksi lain agar bisa terhubungi ke internet.
Semoga Berguna